Steuergünstige Sachbezüge für Mitarbeiter nach den neuen Regeln

Es gibt viele verschieden Möglichkeiten, den Mitarbeitern Gehaltsextras neben dem Bruttolohn zukommen zu lassen. Doch nur „Sachleistungen“, so wie der Gesetzgeber sie versteht, bleiben bei der Gehaltsabrechnung abgabenfrei. Fließt Geld, dann ist das in aller Regel wie Bruttolohn abgabenpflichtig. 

Aufpassen muss man nun bei der Zuwendung von Geschenken bis 60 € pro persönlichem Anlass, bei den monatlichen Sachleistungen im Rahmen der 50 €-Grenze, und den mit 30 % vom Arbeitgeber pauschalversteuerten Sachleistungen. 

Sachleistung oder Geldleistung?

Die Abgrenzung findet sich im seit 2020 geltenden § 8 (2) ESTG und wurde schon durch zwei Schreiben des BMF, das neueste vom 15.03.2022 (Az. IV C 5 - S-2334 / 19 / 10007 :007) konkretisiert. Damit wurden positive Urteile des Bundesfinanzhofs “ausgehebelt“, die all dies ermöglichten. Nicht als Sach- sondern als Geldleistung (und damit abgabenpflichtig) zählen:

• Zweckgebundene Geldleistungen; z.B. ein Zuschuss in Geld mit der Auflage, diesen für einen bestimmten Zweck zu verwenden.
   Beispiel: Auszahlung 60 € für ein Geburtstagsgeschenk
• nachträgliche Kostenerstattungen; Beispiel: der Mitarbeitet tankt für 45 € und reicht den Beleg zur Auszahlung über die Kasse ein.
• Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Hier sind Prepaid-Guthaben auf Geldkarten und Gutscheine mit Geldbeträgen gemeint, jedoch nicht alle…

Doch keine Sorge, es gibt viele Wege, Sachleistungen im Sinne der neuen Regeln darzustellen. Das geht weiterhin…

• Die direkte Bezahlung des Lieferanten oder Dienstleisters vom Praxiskonto. Beispiel: Das Kundenkonto bei der Tankstelle. Oder der Mitarbeiter bestellt ein Geschenk im Namen der Praxis, und die Praxis bezahlt.
• Prepaid-Karten oder Papier- bzw. digitale Gutscheine, Gutscheincodes mit Geldbeträgen, die ausschließlich zum Bezug von eigenen Waren oder Dienstleistungen des Ausstellers des Gutscheins berechtigen. Auch möglich ist die Geltung für einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen. Beispiele: Gutschein für Gartencenter, Frisör, Buchladen, Kino u. ähnlichem, auch Gutscheine für alle Läden eines Einkaufzentrums.

Achtung: der allgemeine Amazon-Gutschein ist seit Januar 2022 nicht mehr möglich! Amazon bietet nicht nur eigene Waren, sondern über den Marketplace auch sonstige Lieferanten.

Wann darf doch „Geld fließen“? 

Einige steuer- und abgabensparende Zuwendungen fallen nicht unter die neuen „Sachbezugsregeln“. 

• Der Ersatz von Telekommunikationskosten für praxiseigene Geräte kann in Geld, also auch über die Lohnabrechnung ausgezahlt werden. Es handelt sich hier um Auslagenersatz, nicht um Sachbezug. Wichtig ist der Nachweis, dass das Mobiltelefon, Tablet, oder PC im Eigentum der Praxis bleibt, und der Nachweis über die Höhe der monatlichen Aufwendungen. Da die Höhe der Kosten nicht begrenzt ist, kann man das allen Arbeitgebern und Arbeitnehmern nur wärmstens empfehlen…
• Ebenso in Geld bezahlt werden kann der Zuschuss zur häuslichen Internetnutzung, auch hier gegen Nachweis der privat entstandenen Kosten. Das gilt auch für Zuschüsse/Übernahme von Kindergartenbeiträgen, Elektroladestationen usw. 

Nur zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährte Sachbezüge sind begünstigt 

Zur Erlangung der Steuer- und Abgabenvorteile muss man folgende Gestaltungen vermeiden:

• Die Umwandlung von Gehaltsteilen zugunsten von Sachbezügen geht gar nicht mehr. Beispiel: Herabsetzen eine Bruttogehalts zugunsten eines monatlichen 45 €-Gutscheins, einer Telefonkostenübernahme oder dem Zuschuss zum Kindergarbenbeitrag.
• Zahlung anstelle eines vereinbarten Gehaltes. Beispiel: ein vertragliches Weihnachtsgeld wird in Form eines 1000 €Gutscheins für ein Möbelhaus gezahlt. Klar ist aber auch, dass alle freiwillige Prämien, Sonderzahlungen usw. sehr wohl als Sachbezug gewährt werden können.
• Problematisch ist auch die Erhöhung des Bruttogehaltes, wenn eine Zuwendung weggefallen ist. Beispiel: das Kind wird schulpflichtig und im nächsten Monat wird das Bruttogehalt um den gleichen Betrag erhöht. Hier kann es zu einer rückwirkenden Versteuerung des Beitrags als Lohn kommen, also bitte Vorsicht!

Ausnahme: Gestellung von Praxis-KFZ- oder E-Bike mit Gehaltsumwandlung

Verzichtet der/die Mitarbeiter*in auf Gehalt zugunsten der kostenfreien Nutzung eines KFZ oder E-Bikes, dann wird das für die Lohnabrechnung akzeptiert. Obwohl gerade bei Kleinwegen oder Elektrofahrzeugen meist deutlich niedrigere Werte zu versteuern sind als die tatsächlichen Kosten. Denn es besteht ja Steuer- und Abgabenpflicht, nur eben nach Sonderregeln. Eine wunderbar motivationsfördernde Gestaltung für alle Mitarbeiter*innen, aber bitte nicht für Minijobber. Hier ist das Risiko zu groß, dass durch Nichtanerkennung die Sozialversicherungspflicht eintritt (so ein Urteil aus 2017).

Vorsicht Mindestlohn nicht unterschreiten! 

Bei allen Nettolohn-Überlegungen gilt: Der jeweils geltende Mindestlohn kann nur als Bruttolohn vereinbart werden. Geldwerte Vorteile jedweder Art werden darauf nicht angerechnet. 

Strategieüberlegungen

Ein hohes Bruttogehalt kosten hohe Abgaben, ohne dass Arbeitnehmer*innen davon etwas haben, wie die Probeabrechnung des Lohnbüros leidvoll aufzeigt. Zwar sind Nettolohnoptimierung nicht mehr so einfach wie früher. Sie ähnelt immer mehr einem Katz- und Maus-Spiel mit der Finanzverwaltung und den Sozialversicherungen. Die Risiken sind jedoch mit Unterstützung des Steuerbüros beherrschbar und lohnen sich.

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