Steuerfreie Telekommunikationskosten für Mitarbeiter
Der Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Mitbenutzung von arbeitgebereigenen Telefonen, Mobiltelefon und Internet zu privaten Zwecken des Arbeitnehmers gehört eigentlich zum Arbeitslohn, ist jedoch schon seit 2000 steuer- und sozialversicherungsfrei gestellt (§ 3 Nr. 45 ESTG). Daraus entstand das Steuersparmodell Gestellung eines Mobiltelefons oder internetfähigem Laptop mit Übernahme von allen entstehenden Kosten als zusätzliches Gehaltsextra für Mitarbeiter.
Der Vorteil für die Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist wie bei allen möglichen Nettozuwendungen immens. Eine Telefonkostenübernahme für ein Smartphone von z.B. 100 € monatlich ersetzt- je nach Lohnsteuerklasse -zwischen 175 und 220 € Bruttolohn. Für den Arbeitgeber werden zwischen 30 und 40 € Sozialversicherung gespart.
Das Steuermodell ist nun höchstrichterlich abgesegnet
Der BFH hat dieses Steuermodell nun gleich mehrfach gut geheissen (Urteil v.23.11.2022 Az. VI R 50/20, und genauso VI R 49/20 und 51/20). Im entschiedenen Fall erwarb der Arbeitgeber die privaten Mobiltelefone mehrerer Arbeitnehmer zu einem Kaufpreis zwischen 1 und 6 €. Zeitgleich wurde eine ergänzende Vereinbarung getroffen, dass ein Mobiltelefon zur Verfügung gestellt wird, das bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber zurückzugeben ist. Anfallende Kosten wurden anhand der Rechnungen bis zu einer bestimmten Höhe übernommen. Diese Gestaltung erregte den Ärger der Lohnsteuerprüfer und endete in einer Klage. Das Finanzamt sah einen steuerlichen Gestaltungsmissbrauch nach § 42 AO, (übrigens die „Allzweckwaffe“, wenn sonst nichts mehr geht…) und wollte die Vorteile lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig stellen.
Nach Ansicht des BFH sind die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Telekommunikationskostenübernahme erfüllt. Der Ankauf der Mobilfunkgeräte stellte eine wirtschaftlich angemessene, einfache und zweckmäßige Möglichkeit dar, betriebliche Mobiltelefone anzuschaffen, und ist daher kein Gestaltungsmissbrauch. Da sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer wie fremde Dritte verhielten, war keine Überprüfung der Kaufverträge auf Einhaltung fremdüblicher Grundsätze notwendig. Der Arbeitgeber bleibt zivilrechtlicher Eigentümer der Geräte. Zudem lag keine nur vorübergehende oder kurzfristige Maßnahme vor, um gesetzlich nicht vorgesehene Steuervorteile zu erlangen.
Die Steuerfreiheit gilt auch für die Erstattung der Kosten, die durch von den Arbeitnehmern privat abgeschlossene Mobilfunkverträge entstanden sind. Entscheidend ist, dass die erstatteten Kosten durch die Nutzung der vom Arbeitgeber überlassenen betrieblichen Mobiltelefone verursacht sind.
Das sind die wesentlichen Voraussetzungen des Steuersparmodells
Kosten für betriebseigene Geräte können ohne jede Betragsbeschränkung vom Arbeitgeber gezahlt werden. Auch vom Arbeitnehmer getragenen Kosten z.B. in Form eines eigenen Vertrages, können vom Arbeitgeber erstattet werden, quasi wie Auslagenersatz. Will man nicht alle entstehenden Kosten (z.B. Telefonaufwand im Türkei- oder Schweiz-Urlaub ) übernehmen, so kann die Höhe auch begrenzt und monatlich über die Lohnabrechnung erstattet werden.
Die zur Verfügung gestellten Telekommunikationsgeräte sind und bleiben im Eigentum des Arbeitgebers. Bei Beendigung des Arbeitsvertrages sind sie zwingend zurückzufordern. Durch die Gestellung von praxiseigenen Telekommunikationsgeräten mit Kostenübernahme können nahezu in jedem Arbeitsverhältnis bei der Lohngestaltung Steuer- und Abgaben in erheblichem Umfang gespart werden.
Die Privatnutzung der betrieblichen Geräte ist immer steuerfrei. Damit erübrigt sich die Dokumentation der beruflichen Nutzung. Auch ist das Zurverfügungstellen von mehreren Geräten pro Arbeitnehmer ist möglich, also mehrere Smartphones oder Tablets.
Sozialversicherungsfrei bleiben die wirtschaftlichen Vorteile nur, wenn sie zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt werden. Ein Ersatz von fest vereinbarter Sonderzahlung oder Gehalt ist also nicht möglich, die Gewährung der Vorteile geht nur „on top“. Dann ist auch die Kostenübernahme für Minijobber möglich, und die pauschalen Abgaben werden gespart.
Anders aber für Mitarbeiter mit Gehältern über der Sozialversicherungsgrenze! Denn die Steuerfreiheit alleine hängt nicht davon ab, dass die Vorteile aus der privaten Nutzung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (so die Lohnsteuerrichtlinien). Auch ein Verzicht auf einen künftigen Bruttolohnbetrag zugunsten einer Überlassung eines Telekommunikationsgerätes mit Kostenerstattung ist in diesen Fällen möglich.
Durch die neueste Entscheidungen sind diese Vereinbarungen steuersicher.