Monatliche Sachzuwendungen bis 44 Euro – der Teufel steckt im Detail
Sachbezüge gehören im Grundsatz zum Arbeitslohn, manche sind jedoch nach bestimmten Vorschriften steuer- und sozialversicherungsfrei gestellt. Dazu gehören u.a. die Übernahme von Telekommunikationskosten für praxiseigene Geräte, der Zuschuss zur Betreuung von nichtschulpflichtigen Kindern, die Übernahme von Gesundheitskosten, das Jobticket, das Stromtanken usw. , aber eben auch die sonstigen monatlichen Sachbezüge bis zur Höchstgrenze von 44 Euro. Sie ersetzen mindestens ein Bruttogehalt von 80 Euro, und sind damit bestens geeignet für Gehaltserhöhungen.
In welcher Form werden Sachbezüge gewährt?
Das wichtigste vorweg: Sachbezüge dürfen dem Arbeitnehmer nicht in Geld zugehen, sonst werden sie wie Bruttolohn versteuert.
Begünstigt sind aber viele andere Zuwendungswege. So kann der Arbeitgeber direkt an den Lieferanten/Dienstleister zahlen. Beispiel: Kundenkonto bei einer bestimmten Tankstelle. Oder der Kauf wird direkt an den Mitarbeiter per Kasse /Bank erstattet, und der Originalbeleg zur Buchhaltung genommen. Oder es werden Gutscheine en bloc zur monatlichen Ausgabe an die Mitarbeiter erworben. Ein Gutschein gilt als Sachgeschenk, wenn er nicht gegen Geld einzutauschen ist; zudem ist die Nennung einer Obergrenze in € zulässig , so der Bundesfinanzhof (BFH) in Urteilen vom 10.11.2010. Wichtig ist die Dokumentation, dass der Arbeitgeber arbeitsrechtlich eine Sache und kein Geld zuwenden will.
Auch mit einer Prepaid Card kann die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge in Anspruch genommen werden, wenn nicht anstelle dieser Sachleistung arbeitsrechtlich Barlohn verlangt werden kann. Das gilt auch dann, wenn eine Prepaid Card wie eine Kreditkarte nutzbar ist oder es sich um elektronisches Geld („E-Geld“) handeln sollte; eine Bargeldabhebung darf bei einer Prepaid Card aber nicht möglich sein. Hilfreich zur Dokumentation ist folgende Vereinbarung:
„Frau A (Arbeitnehmer) erhält von mir (Arbeitgeber) monatlich das Recht, bei der Mineralölgesellschaft B Waren und Dienstleistungen bis zum Wert von 44 € zu erwerben bzw. in Anspruch zu nehmen. Eine alternative Auszahlung von Barlohn ist ausgeschlossen.“ Das ist auch für Prepaid Cards bei anderen Unternehmen (z. B. Shopping Center oder Online Händler) anwendbar.
Pro Monat darf die Freigrenze nur einmal ausgenutzt werden
An für sich ist klar, dass der Mitarbeiter nur bis maximal 44 Euro im Monat beglückt werden darf. Werden aber Jahreskarten unter Einhaltung der monatlichen Wertgrenze, z.B. fürs Schwimmbad ausgegeben, so gilt die gesamte Zuwendung im Monat der Übergabe als bezogen. Wenn der Mitarbeiter von sich aus jedoch mehrere Monats-Gutscheine auf einmal einlöst, so schadet das nicht.
So wird bewertet
Die 44 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag! Wird sie überschritten, ist die gesamte Zuwendung steuerpflichtig. Sachbezüge sind dabei mit dem niedrigsten Endverbraucherpreis, und nicht mit dem tatsächlich gezahlten Preis zu bewerten. Das kann als Argument dienen, wenn der Prüfer die 44 Euro Grenze nachrechnet.
Doch Vorsicht: Belieferung und Versandkosten der Zuwendung, die der Arbeitgeber trägt, sind einzurechnen, so urteilte der BFH am 06.06.2018 (Az. VI R 32/16). Dies gilt auch, wenn der günstigste Endverbraucherpreis im Versand- oder Onlinehandel zu finden ist.
Nicht einzurechnen sind hingegen Gebühren für die Zurverfügungstellung und das (monatliche) Aufladen einer Prepaid-Card, die der Arbeitgeber trägt. Es handelt es sich jedenfalls dann nicht um einen geldwerten Vorteil, wenn die Gebühren von privaten Endverbrauchern nicht verlangt werden, so der BFH.
Was gehört nun in die 44 Euro Grenze
Im Grundsatz alles, was nicht nach besonderen Vorschriften des Steuerrechts steuerfrei ist oder anders bewertet wird.
Nicht dazu gehören somit: Sachgeschenke zu persönlichen Anlässen bis 60 €, pauschal versteuerte Sachgeschenke, die oben genannten steuerfreien Zuwendungen, Telefon- und Internetnutzung, der Obstkorb als Gesundheitskosten, die Bewirtung der Mitarbeiter zu besonderen Anlässen usw.
Aber alle sonstige laufende Zuwendungen oder Annehmlichkeiten im Praxisalltag gehören im Zweifel dazu. Meist sind dies Getränke, Süßigkeiten oder Brötchen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Zwar sind diese sogenannten „Aufmerksamkeiten“ kein Arbeitslohn, so die Lohnsteuer-Richtlinie 19.6. Aber in einem aktuelle Urteil des Finanzgericht Münster v. 31.05.2017 ( 11-K-4108/1) werden trockenen Brötchen und Heißgetränke der Freigrenze von 44 € zugeordnet.
Und wie ist das mit der Umsatzsteuer?
Sachzuwendungen könnten unentgeltliche Lieferungen oder Leistungen an Mitarbeiter sein, die an sich umsatzsteuerpflichtig sind. Da jedoch bereits der Erwerb oder Bezug der Leistung nicht für das Unternehmen erfolgte, sondern für Zwecke außerhalb des Unternehmens, wäre (im Fall der Umsatzsteuer) kein Vorsteuerabzug möglich. Die Sachzuwendung an Mitarbeiter ist dann auch nicht umsatzsteuerbar. Das klingt theoretisch, ist aber wichtig für die Prüfung der Kleinunternehmergrenze, die ja immer noch bei 17.500 € umsatzsteuerpflichtige Umsätze im Jahr liegt.
Trotz der Hürden 44 Euro Grenze ausnutzen
Eine Sachzuwendung von 44 Euro ersetzt ein Brutto von rund 80 € und spart Abgaben von bis zu 60 € monatlich. Man sollte nur mit der Ausnutzung der Freigrenze vorsichtig sein, da jede Überschreitung für einzelne Mitarbeiter zur vollen Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht führt. Ein Tankgutschein für 43,90 Euro zwingt jeden Prüfer zum Nachrechnen! Je nachdem, was in der Praxis an Getränken und Annehmlichkeiten üblich ist, sollte man einen ausreichenden Puffer einbauen. Bei Beachtung dieser Regeln ist aber die monatliche Sachzuwendung nur zu empfehlen.