KFZ-Gestellung an Mitarbeiter, so geht es
Jeder Arbeitgeber kennt das Problem: Man möchte einer bewährten Mitarbeiterin etwas Gutes tun. Die übliche Lohnerhöhung jedoch verpufft, weil bis zu 140 %vom Nettomehr an Steuern und Abgaben fällig werden. Dann sollte man neben Sachgutscheinen bis 44 € und Co auch an eine KFZ-Gestellung mit voller Übernahme der Kosten denken.
Eigenverbrauch bei KFZ-Gestellung
Für alle Praxis-PKW, die zur Nutzung für private Zwecke geeignet sind, muss ein Eigenverbrauch errechnet und versteuert werden. Der Eigenanteil wird nach dem Gesetz nach der 1%-Methode oder dem Fahrtenbuch errechnet. Letzteres ist in der Regel nicht sinnvoll, da der Mitarbeiter den PKW überwiegend privat nutzt.
Beispiel: Die Mitarbeiterin nutzt einen Kleinwagen mit einem Listenpreis von 15.000 € auch privat. Die monatlichen Kosten von 400 € trägt die Praxis. Sie versteuert mit ihrer Lohnabrechnung 1 % vom Listenpreis pro Monat oder 150 €. Sie wohnt 5 km von der Praxis entfernt. Das würde 0,03 % vom Listenpreis pro Entfernungskilometer kosten, oder € 22,50 monatlich. Da dies die Pendlerpauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer oder € 22,50 nicht übersteigt, wird hierfür nichts hinzu gerechnet. Die Mitarbeiterin zahlt die Steuer- und Sozialabgaben für die KFZ-Nutzung von etwa 50 % oder 75 €, anstelle der tatsächlichen PKW-Kosten von 400 €. Um diesen Vorteil netto zu erreichen, müsste der Arbeitgeber andernfalls einen Bruttolohn von 800 € zahlen, einschließlich seiner Sozialabgaben sogar 960 €. So zahlt er 400 € KFZ-Kosten+ 150 € x 20 % Sozialversicherung oder 30 €, zusammen 430 € monatlich.
Gestaltung des Modells
Die Umsetzung ist denkbar einfach. Der Praxisinhaber kauft oder least einen Kleinwagen, auf den er sich vorher mit der Mitarbeiterin geeinigt hat. Alle fixen Kosten werden von der Praxis getragen, auch die Verbrauchskosten z.B. durch Auszahlung über die Praxiskasse. Sinnvoll ist eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag, um einen sorgfältigen Umgang mit dem Praxis-PKW zu gewährleisten. Dabei sind u.a. grob fahrlässige Unfallschäden vom Mitarbeiter selbst zu tragen (unter Alkohol z.B.).
Gehaltsverzicht und KFZ-Gestellung ist möglich
Wenn die Mitarbeiterin auf 400 € brutto verzichtet, und statt dessen einen PKW auch zur privaten Nutzung erhält, ist der Arbeitgeber richtig entlastet. Er trägt per Saldo keine KFZ-Kosten, und spart die Arbeitgeberbelastung von rund 20 %. Die Mitarbeiterin verzichtet auf ein Netto von ca. 200 €, und erhält statt dessen ein KFZ mit monatlichen Kosten von 400 €. Dafür werden, wie oben berechnet, nur 75 € an Abgaben fällig. Ein solcher Gehaltsverzicht ist von der Lohnsteuer und den Sozialversicherungen (z.B. BSG vom 2.3.2010, B 12 R 5/09 R) anerkannt. Er muss in Abänderung des Arbeitsvertrages schriftlich erfolgen und gilt für den vereinbarten Zeitraum. Vorsicht ist bei geringeren Gehältern geboten: der Mindestlohn darf nicht unterschritten werden!
Zuschuss zu den Anschaffungskosten senkt den kalkulatorischen Eigenanteil
Will der Mitarbeiter einen teureren Wagen nutzen als vom Praxisinhaber geplant, so können auch Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten vereinbart werden. die Zuzahlung wird grundsätzlich vom zu versteuernden Eigenanteil gekürzt.
Beispiel: Der Mitarbeiter will ein KFZ mit einem Listenpreis von 20.000 € nutzen. Die übersteigenden 5.000 € sollen dem Praxisinhaber erstattet werden. Die Zuzahlung ist auf den Eigenanteil anrechenbar. Entweder wird der Eigenanteil im Jahr 1 um 2.400 auf 0 € gekürzt und die restliche Zuzahlung von 3.600 € wird dann in den nächsten Jahren verrechnet. Oder es wird eine Vereinbarung über den Verrechnungszeitraum getroffen, z.B. je 1.000 € pro Jahr für 5 Jahre.
Auch ein Zuschuss des Mitarbeiters zu den laufenden Kosten, z.B. Leasingraten wird auf den steuerpflichtigen Nutzungswert angerechnet. Damit bleiben die Kosten für die Praxis kalkulierbar.
Mehrere Mitarbeiter können sich ein KFZ auch teilen
Car-Sharing liegt im Trend, warum also nicht auch in der Praxis? Dürfen mehrere Mitarbeiter einen Praxis-PKW auch privat nutzen, so wird der kalkulatorische Eigenanteil auf alle aufgeteilt. Diese einfache Berechnungsmethode wurde gerade vom Bundesministerium der Finanzen bestätigt (Schreiben vom 04.04.2018) Das ist lohnend, wenn einer der Mitarbeiter eine geringere oder gar keine Lohnsteuer zahlt. Denkbar ist ein solches Modell z.B., wenn die Mitarbeiter nahe beieinander wohnen, und gemeinsam zur Arbeitsstelle fahren können.
Beispiel: Mitarbeiterin A zahlt in der Spitze eine Lohnsteuer von 30 %, Mitarbeiterin B arbeitet Teilzeit als Aushilfe. Sie zahlt gar keine Steuer. Der KFZ-Eigenanteil wird auf zwei aufgeteilt mit je 75 €. Die Steuern und Abgaben von Mitarbeiterin A betragen nur noch 37,50 €. Die Abgaben für Mitarbeiterin B trägt der Arbeitgeber. Beide sind jedoch bereichert um KFZ-Kosten von je 200 € monatlich.
Was passiert bei Kündigung?
In diesem Fall muss die Mitarbeiterin den PKW zurück geben. Dieser wird dann verkauft oder einer anderen Mitarbeiterin zur Nutzung überlassen. Bei Kündigung kein Job und kein PKW, damit wird die PKW-Überlassung auch noch zu einem idealen Instrument der Mitarbeiterbindung. Solange das Arbeitsverhältnis besteht, bedeutet die Steuern- und Abgabenersparnis eine „winwin“-Situation für die Praxis und ihre Mitarbeiter.