Kann man auch in 2020 noch mit Sachbezügen für Mitarbeiter Steuern und Abgaben sparen?
Ob Sachlohn (und kein Barlohn) vorliegt, ist in der Praxis für verschiedene Regelungen wichtig: Die regelmäßigen Sachzuwendungen im Rahmen der monatlichen 44-€-Freigrenze kosten bekanntlich keine Abgaben, ebenso die Geschenke bis 60 € zu persönlichen Anlässen oder im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Auch die Sachzuwendungen bis zu 10.000 € p.a., für die der Arbeitgeber die Steuer übernehmen kann (30 %- Pauschalierung nach § 37b EStG), dürfen nicht in Geld gewährt werden. Sind alle diese Möglichkeiten zum Steuern- und Abgabensparen nun am Ende?
Absage an positive Rechtsprechung des BFH
Der Begriff des Sachlohns wurde in den letzten Jahren durch Entscheidungen des BFH zugunsten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer immer weiter ausgedehnt. Ob Barlohn oder Sachbezüge vorliegen, entscheidet sich danach, was der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf der Grundlage der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen beanspruchen kann. Können Arbeitnehmer nur eine "Sache" beanspruchen, ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig wird oder den Arbeitnehmern gestattet, auf seine Kosten die Sachen bei einem Dritten zu erwerben. Es spielt auch keine Rolle, wenn der Arbeitnehmer selbst - und nicht der Arbeitgeber - Vertragspartner des Leistungserbringers ist. Die Finanzverwaltung folgt dieser Rechtsprechung (H 8.1 Abs. 1-4 LStH).
Mit den Änderungen will der Gesetzgeber laut Begründung des Referentenentwurfs die „höchstrichterliche Großzügigkeit“ bei Anwendung der 44-Euro-Freigrenze und der Pauschalierung nach § 37b EStG beschränken.
Gesetzliche Einschränkung des „Sachlohn“-Begriffs“
Nach einer längere Debatte um das Jahressteuergesetz 2019 mit teilweise üblen Vorschlägen hat man die geltenden Regelungen zum Steuern- und Abgabensparen im Grundsatz beibehalten, soweit die gute Nachricht. Aber man hat auf Drängen des Bundesrates den Begriff des Sachlohns“ stark eingeschränkt. In den einschlägigen § 8 Abs. 1 Satz 2 ESTG „Einnahmen aus nichtselbständiger Tätigkeit“ wurde eine gesetzliche Definition aufgenommen, die den Begriff „Einnahmen in Geld“ in Abgrenzung zum „Sachbezug“ klarer definieren soll.
Künftig zählen zu den „Einnahmen in Geld“ auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Beiträge oder Zuwendungen, die einen Arbeitnehmer oder diesem nahe stehende Personen durch Dritte (Versicherungsunternehmen) im Fall der Krankheit, des Unfalls, der Invalidität, des Alters, des Todes oder gegen andere Risiken absichern, zählen zukünftig nicht mehr als Sachlohn, sondern als Einnahmen in Geld.
Geldkarten gelten als Barlohn, ausser…
Ab 2020 sind Geldkarten, die als Geldersatz im Zahlungsverkehr genutzt werden können, kein steuerbegünstigter Sachbezug mehr. Die Zahlungsfunktion liegt vor, wenn die Karte mit einer eigenen IBAN oder auch bei Paypal für Überweisungen genutzt werden kann, oder eine Barabhebung möglich ist. Dagegen gelten Prepaid Kreditkarten, bei denen diese Funktionen deaktiviert sind, weiterhin als Sachlohn.
Zweckgebundene Geldleistungen und nachträgliche Kostenerstattungen sind Barlohn
Bisher war es möglich, einem Mitarbeiter Geld zu überweisen, mit der Auflage, dieses für eine private Anschaffung zu verwenden, z.B. Fernseher, Urlaubsreise, Möbel usw. Das Verfahren sollte man ab 2020 ändern! Ohne Zweifel zulässig ist nur ein Gutschein oder aber die direkte Zahlung an den Lieferanten bzw. Dienstleister.
Beispiel: Die Jahresprämie von 2.000 € soll als Zuschuss zu einer Urlaubsreise mit 30 % vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Der Arbeitgeber zahlt 2.000 € direkt an den Reiseveranstalter. Auf der Lohnabrechnung wird die Sozialversicherung einbehalten, ansonsten zahlt/erhält der Arbeitnehmer nichts mehr.
Auch bei den monatlichen Einkäufen im Rahmen der 44 € Grenze ist Vorsicht geboten. Erstattungen an den Arbeitnehmer gegen Vorlage des Originalbeleges über die Kasse sind nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr möglich. Man sollte stattdessen monatliche Gutscheine erwerben (REWE, Edeka, Real usw), oder falls möglich direkt an den Lieferanten zahlen, z.B. Tankkonto bei einer bestimmten Tankstelle.
Gutscheine und aufladbare Geschenkkarten sind weiter möglich.
Gutscheine, bei denen der Aussteller mit dem Unternehmen identisch ist, dessen Waren bzw. Dienstleistungen damit bezogen werden können, gelten – wie bisher - als Sachlohn.
Beispiel: Gutscheine eines bestimmten Anbieters, aufladbare Geschenkkarten z.B. dm-Markt, Media Markt, Galeria Karstadt Kaufhof usw.
Auch Centergutscheine und "City-Cards", die zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen berechtigen, sind akzeptiert.
Hinweis: monatliche Sachzuwendungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Gutscheine und Geldkarten sind ab 2020 nur noch dann im Rahmen der 44 €-Freigrenze steuerfrei, wenn sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Damit sollen insbesondere Gehaltsumwandlungen von Bruttolohn zugunsten abgabengünstiger Zuwendungen ausgeschlossen werden. Ob die Regelung Bestand hat, ist im Hinblick auf ein gerade ergangenes Urteil des BFH fraglich.
Was ist nun zu tun?
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können mit der Neuregelung gut leben, müssen aber die Abläufe bei der Gewährung von steuerfreien oder steuerbegünstigten Zuwendungen überdenken. „Geld in die Hand“ ist zu vermeiden, man sollte nur mit Gutscheinen, Geschenkkarten oder direkten Zahlungen an Lieferanten/-Dienstleister arbeiten. Die Vorteile bei Steuern und Abgaben bleiben dann erhalten.