Emails müssen archiviert werden

Was ist aufbewahrungspflichtig?

Aufbewahrungspflichtig nach § 147 Abgabenordnung sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Buchungsbelege, sowie die empfangenen „Handels- und Geschäftsbriefe“ und die Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe. Die allgemeine Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und die Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufgehoben werden, was aber nur für Gewerbetreibende gilt.

Empfangene Mails sind dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das betrifft derzeit vor allem die elektronischen Eingangsrechnungen von Telefonanbietern oder Lieferanten wie Amazon und Co. 

In welcher Form sind Dokumente aufzubewahren?

Grundsätzlich müssen alle Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar, jederzeit verfügbar und lesbar sein. Sie müssen in der Form aufbewahrt werden, wie sie entstanden sind. Ist der Mail die Rechnung als Anhang beigefügt, so muss nur der Anhang elektronisch aufbewahrt werden.  Ein Ausdruck einer elektronischen Rechnung in Papierform und die anschließende Löschung verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten des § 147 AO, so die Finanzverwaltung. 

Wie werden emails archiviert?

Eine Aufbewahrung der Mail selbst ist allerdings nicht nötig, da sie dem Briefumschlag einer Geschäftspost entspricht.Wenn die Praxis nicht über ein Dokumentenmanagementsystem verfügt, sollten die elektronischen Belege gesammelt und in regelmäßigen Abständen, mindestens aber jährlich auf einer unveränderbaren CD gesichert werden. Diese gehört dann auf Dauer zu den Buchhaltungsunterlagen eines Jahres und ist einem Prüfer auszuhändigen.

Dokumentation der Belegablage und -sicherung

Nicht vergessen sollten Zahnärzte die Dokumentation der gewählten Archivierungsmethode. Der FVDZ stellt hierzu im Praxishandbuch eine einfache Verfahrensdokumentation für Freiberufler zur Verfügung. 

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