Abrechnung von Reisekosten, wenn der Partner mitfährt
Ein „Bleisure-Travel“ ist natürlich auch aus steuerlicher Sicht möglich. Das ist das neudeutsche Wort für die Kombination aus Business (Beruf) mit Leisure (Entspannung). Die steuerliche Beurteilung ist ganz spannend, wenn der Partner nicht in der Praxis angestellt ist und/oder die Fortbildung nicht zu eigenen beruflichen Zwecken nutzen kann. Dann müssen die Kosten aufgeteilt, und der private Anteil herausgerechnet werden.
Aufteilung in privaten und beruflichen Teil ist möglich
Während früher die privat veranlasste Mitnahme des Partners ein „Totschlag-Argument“ für den Steuerabzug von beruflichen Reisekosten war, ist seit der Entscheidung des Bundesfinanzhof vom 21.09.2009(GrS 1/06) eine Aufteilung möglich „ Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei gemischt beruflich und privat veranlassten reisen können grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise aufgeteilt werden, wenn die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind“.
Wie werden Reisekosten aufgeteilt?
Soweit es um die Unterkunft geht, „sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären“, so sagt der Gesetzgeber in § 9 Abs 1 Sz. 3 Nr.5a ESTG.
Beispiel: Das Einzelzimmer im Hotel kostet 100 €, das Doppelzimmer 150 €. Dann ist nur der Mehrbetrag von 50 € privat veranlasst. Damit ist die ungünstige Aufteilung „nach Köpfen“ vom Tisch.
Bei angemieteten Wohnungen sind verschiedene Aufteilungsmöglichkeiten möglich, so z.B. nach Köpfen, Vergleichbarer Hotelaufenthalt o.ä.
Für Fahrtkosten gibt es keinen vom Finanzamt vorgeschriebenen Aufteilungsmaßstab: falls es keinen zurechenbaren Kosten (Flug, Zug u.ä.) gibt, sind dann „quasi analog“ die sowieso anfallenden Kosten anzusetzen, bei Fahrten mit einem privaten KFZ z.B. 0,30 €/gefahrenen km oder die höheren Kosten.
Ansatz eines angemessenen Mindestaufwands ist zulässig
Nach einem aktuellen Beschluss des BFH vom 03.07.2018 (Az. VI R 55/16) ist es nun zulässig, bei Übernachtungskosten zunächst einen beruflich veranlassten Mindestaufwand zuzurechnen, und dann erst die übrigen Aufwendungen nach Köpfen zu verteilen.
Beispiel: Im konkreten Fall wurde ein Arbeitnehmer ins Ausland entsendet, in Begleitung von Frau und Tochter. Es entstanden fürs Streitjahr Wohnkosten von 24.000 €, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattete. Das Finanzamt teilte nach Köpfen auf, und strich 24.000 /3 Personen x 2 = 16.000€ der Kosten.
Der BFH gestattete jedoch vorab einen „Mindestaufwand für die Bewirtschaftung eines 1-Personen-Haushaltes“ in Höhe von 20 % der Gesamtkosten für den beruflichen Anteil, also 24.000 x 20 % = 4.800 €. Von den verbleibenden Kosten von 19.200 € wurden 2/3 nach Köpfen als privat angesehen, also 12.800 € (anstelle von 16.000 €). Die Klage hat sich gelohnt.
Gilt nicht bei Anstellung des Partners in der Praxis
Dann sind die übernommenen Reisekosten wie Sachlohn zu behandeln. Dieser ist steuer- und abgabenpflichtig. Gerade wenn ein pauschal versteuerter Minijob vorliegt, kann das zur Überschreiten der 450 € führen, mit unangenehmen Folgen. Anders liegt die Sache, wenn der Partner selbst einen beruflichen Anlass für die Reise hat, z.B. eine eigene Fortbildung in Praxisangelegenheiten. Dann kann der Arbeitgeber natürlich die angemessenen Reisekosten steuer- und abgabenfrei übernehmen.