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So kalkulieren Sie Ihre Weihnachtsfeier!

26-11-2013 10:34

So kalkulieren Sie richtig:

 

  • Ermittelt Sie den Wert der gesamten Veranstaltung. Der Wert kann anhand der Kosten geschätzt werden, die Sie als Arbeitgeber dafür aufwenden.
  • Auch Sachgeschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung (z.B. Einkaufsgutscheine) gehören dazu, nicht aber Geldgeschenke! Die Sachgeschenke sind allerdings dann den Beschenkten direkt zuzuordnen und mindern für diese die 110 € Grenze!
  • Neu ist, dass die Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bei der Berechnung der 110 €-Grenze nicht zu berücksichtigen sind (So BFH-Urteil v. 16.5.2013 - VI R 94/10). An- und Abreisekosten, Saalmiete , Trinkgelder und ähnliches bleiben für die Berechnung der 110 €-Grenze außen vor, da sie von den Teilnehmern nicht unmittelbar konsumieren können, so der BFH. Nur solche Kosten des Arbeitgebers sind einzubeziehen, die geeignet sind, beim Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auszulösen Es verbleiben damit die reinen Veranstaltungskosten, eventuell Übernachtungskosten sowie Speisen und Getränke!
  • Diese Kosten sind zu gleichen Teilen sämtlichen Teilnehmern zuzurechnen, natürlich auch dem anwesenden Arbeitgeber. Zur Aufteilung hat der BFH klargestellt, dass der auf miteingeladene Familienangehörige entfallende Kostenanteil nicht in die Berechnung der Freigrenze einzubeziehen ist (BFH-Urteil v. 16.5.2013 VI R 7/11).

 

Beispiel:  

Gesamtwert der Veranstaltung für 10 Teilnehmer einschl. Praxisinhaber                        1.600 €

Fahrtkosten zum/vom Veranstaltungsort (auch Taxifahrten der Mitarbeiter)                  -   400 €

Organisationskosten des Events (Saalmiete; Verwaltungskosten)                                 -   200 €

Zwischensumme Eintrittsgelder, Speisen, Getränke für 10 Teilnehmer                         = 1000 €

Abzüglich Anteil der 4 teilnehmenden Ehepartner und Praxisinhaber                             -  500 €

Restbetrag                                                                                                           = 500 €

bei 5 Mitarbeitern pro Person (< 110 €)                                                                100

 

Was tun, wenn die 110 €-Grenze dennoch überschritten wird?

Da inzwischen auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen mit Übernachtung steuerlich grundsätzlich anerkannt sind, kann dies leicht passieren.

  • Zuzahlungen der Arbeitnehmer mindern den Wert der ihnen zuzurechnenden Veranstaltungskosten. Halten Sie diese über die Lohnabrechnung ein oder lassen Sie die Mitarbeiter die Zuzahlung in der Kasse leisten.
    Beispiel: Zuwendung pro Mitarbeiter (Übernachtung, Speisen und Getränke) 200 €; Zuzahlung des Mitarbeiters  90 €, so dass der Aufwand des Arbeitgebers 110 € nicht überschreitet.
  • Auch eine Pauschalierung der gesamten Zuwendung mit 25 % pauschale Lohnsteuer ist möglich. Sie bleibt dann steuerfrei für den Mitarbeiter und sozialversicherungsfrei. Vorsicht: auch dies gilt nicht für Geldgeschenke!
  • Zuletzt gibt es auch noch die Möglichkeit, Sachgeschenke aus der 110 € Grenze heraus zu rechnen. Sie können im Monat der Betriebsveranstaltung auch im Rahmen der 44 € Freigrenze gewährt werden, sofern diese nicht ausgenutzt wird. Teurere Sachgeschenke können auch pauschal mit 30 % vom Arbeitgeber versteuert werden. Möglich ist dies bis zu 10.000 € pro Jahr und Mitarbeiter. Beachten Sie: es besteht Sozialversicherungspflicht, ist also nicht möglich für Aushilfen!

 

Schön, dass der BFH noch so rechtzeitig vor dem Jahresende entschieden hat. So steht einer angemessenen Weihnachtsfeier nun nichts mehr im Wege.

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