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Mitarbeiterbewirtung richtig absetzen

13-09-2015 11:13

Mitarbeiterbewirtungen sind im Grundsatz lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Es handelt sich um steuerpflichtige Sachbezüge, wenn nicht ein beruflicher Anlass zugrunde liegt. Von diesem Grundsatz gibt es zahlreiche Ausnahmen, die alle ihre eigenen Regeln haben und inzwischen zunehmend zum Diskussionsthema bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen werden.

 

Bewirtung anlässlich auswärtiger Tätigkeit

Sind Mitarbeiter auswärtig unterwegs, z.B. auf einer Fortbildung, so haben sie Anspruch auf  eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 € (ab 8 Stunden) bzw. 24 € (ab 24 Stunden) pro Tag. Nicht vergessen: die Dauer der Abwesenheit sollte auf dem Auszahlungsbeleg vermerkt werden! Werden Mahlzeiten gestellt, so muss die Pauschale gekürzt werden (Frühstück 20 %, Mittagessen oder Abendessen 40 % , jeweils von 24 €). Die Bewirtung des Mitarbeiters darf dann bis zu 60 € kosten.

 

Hierzu eine schöne Möglichkeit, Abgaben zu sparen: Zahlt der Arbeitgeber Verpflegungspauschalen bis zum doppelten Betrag aus, so kann der über den steuerfreien Betrag hinausgehende Vorteil pauschal mit 25 % versteuert werden, und wird damit auch sozialversicherungsfrei.

 

Beispiel: Anlässlich einer Kongressreise von 5 Tagen (+ An-, Abreisetag) beträgt der Verpflegungsmehraufwand 24 € x 5+ 12 € x 2= 144 €. Zu kürzen sind fürs Frühstück 4,80 € x 6 Tage= 28,80. Die Helferin erhält 259,20 € netto ausgezahlt. Die übersteigenden 144 € werden pauschal versteuert, mit 25 % oder 36 €.Gespart werden ca. 320 € an Abgaben

 

Bei einer auswärtigen Tätigkeit unter 8 Stunden können Mahlzeiten nicht steuerfrei gewährt werden. Sie sind aber nicht mit dem tatsächlichen Wert steuerpflichtig, sondern nur mit dem sogenannten „amtlichen Sachbezugswert“ von derzeit 3,00 €, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 € nicht übersteigt.

Beispiel: Der Wert des Abendessens nach einer Fortbildung beträgt pro Mitarbeiter 50 €. Lohnsteuer und Sozialabgaben fallen jedoch nur auf den derzeitigen Sachbezugswert von 3 € an.

 

Bewirtung anlässlich Betriebsveranstaltungen

Bis zu zwei vom Arbeitgeber durchgeführte Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind steuerlich begünstigt. Sie dienen der Förderung des Kontakts der Arbeitnehmer untereinander und damit dem Betriebsklima und liegen daher im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers. Achten Sie darauf, dass die Belegschaft in ihrer Gesamtheit eingeladen wird. Denn die Abgabenfreiheit setzt voraus, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht.

Sämtliche Kosten einschließlich der Speisen und Getränke, sowie auch Sachgeschenken (auch Gutscheine) bis zu 60 € sind bis zu einem Betrag von 110 € pro Mitarbeiter abgabenfrei. Der über den Freibetrag hinausgehende Betrag kann mit 25 % (zuzüglich Kirchensteuer und Soli) pauschal durch den Arbeitgeber versteuert werden, und bleibt damit für den Arbeitnehmer abgabenfrei.

 

Betriebsnotwendige Besprechungen

Auch Mahlzeiten während der Arbeit können überwiegend dem Interesse des Arbeitgebers dienen, wenn sie betriebsfunktionalen Zielsetzungen dienen und anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt werden. Als besonderer Arbeitseinsatz können Teambesprechungen oder Abrechnungstage in der Praxis in Frage kommen. Ist der Anlass nachgewiesen, so sind Speisen und Getränke bis zu einem Betrag von 60 € pro teilnehmendem Mitarbeiter steuerfrei.

Die Prüfer schauen mittlerweile bei diesen Belegen genau hin, daher sollte man sich die Mühe einer Dokumentation machen. Neben der Angabe der Teilnehmer (Die Bezeichnung „Praxisteam“ dürfte ausreichen) ist der Anlass einer Besprechung ganz wichtig, z.B. kann eine email an alle oder die Notiz über die Tagesordnungspunkte dem Bewirtungsbeleg angeheftet werden.

Wird nur ein Mitarbeiter eingeladen, so sollte man sich an den strengen Regeln für die Bewirtungsquittungen orientieren. Auch hier ist inzwischen der Anlass der Besprechung notwendiger Bestandteil der Dokumentation.

 

Argumente bei Prüfungsfeststellungen

Ist die Dokumentation des beruflichen Anlasses dem Prüfer zu dürftig, so wird er in der Regel eine Nachversteuerung mit der üblichen Lohnsteuer anwenden wollen. Das kostet jedoch auch zusätzlich Sozialversicherung.

Ein Ausweg heißt „pauschale Steuer“. Handelt sich um eine Betriebsveranstaltung (für alle Arbeitnehmer), so gibt es die Möglichkeit einer pauschalen Lohnversteuerung mit 25 % (zuzüglich Kirchensteuer und Soli) durch den Arbeitgeber. Die Zuwendung ist dann für die beteiligten Arbeitnehmer steuerfrei und gänzlich sozialversicherungsfrei.

Beispiel: 4 Belege für die Bewirtung der Helferinnen von 120 € würden ca. 180 € an Lohnsteuer und Sozialversicherung kosten. Wird die pauschale Steuer vom Arbeitgeber übernommen, so reduzieren sich die Abgaben auf 25 % oder € 30.

Zudem sollte man einen Blick auf die Sachbezugsfreigrenze von 44 € pro Monat und Mitarbeiter werfen. Wenn diese nicht, oder nicht bei allen ausgenutzt wird, so kann man den abgabenpflichtigen Betrag senken.

Werden die Mitarbeiter regelmäßig verköstigt, kann es sich nicht mehr um einen besonderen Arbeitseinsatz handeln. Dann kommt der Sachbezugswert zur Anwendung. Als Mahlzeitengestellung gilt alles von der praxiseigenen Küche bis zur Ausgabe von Essensgutscheinen für benachbarte Geschäfte oder Gastronomie. Solange die Mahlzeit den Wert von derzeit 6,10 € nicht übersteigt, wird der Sachbezug zum günstigen Wert von zur Zeit € 3.00 für ein Mittagessen versteuert. Und diese 3,00 € kann der Arbeitgeber auch noch mit pauschaler Steuer von 25 % sozialabgabenfrei stellen.

 

Fazit: Die Gestellung von Speisen und Getränken bietet viele Möglichkeiten, den Mitarbeitern etwas Gutes zu tun, ohne übermäßig Abgaben zu zahlen. Die Betriebsprüfung sollte man dabei nicht fürchten.

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