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Handygestellung an Mitarbeiter – Steuern und Sozialabgaben sparen!

13-02-2012 13:29

  1. Sie überlassen Ihren Angestellten ein Telefon, Handy oder Faxgerät oder einen internetfähigen PC zur Nutzung. Das Eigentum verbleibt bei Ihnen als Arbeitgeber.
  2. Sie übernehmen als Arbeitgeber die laufenden Kosten des betrieblichen Telekommunikationsgerätes. Der Zahlungsweg ist nicht vorgeschrieben. Ein Vertrag kann z.B. auf den Arbeitgeber, aber auch auf den Arbeitnehmer lauten. Eine Erstattung der Kosten nach Beleg ist ebenfalls zulässig.
    Doch Vorsicht: Für den Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber eine auf seinen Namen lautende Rechnung erhält!
  3. Der Umfang der beruflichen Nutzung des zur Verfügung gestellten Gerätes ist gänzlich unerheblich! Das bedeutet, dass auch bei ausschließlicher privater Nutzung kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht. Eine Dokumentationspflicht der beruflichen Nutzung entfällt damit.
  4. Auch die alleinige Nutzung durch Ihren Angestellten ist nicht notwendig. Steuer- und abgabenfrei bleibt z.B. auch die gleichzeitige Gestellung mehrerer Handys oder PC an den Ehepartner oder die Kinder.
  5. Sollten Sie bei laufenden Verträgen zu hohe Kosten befürchten, so vereinbaren Sie einfach eine Obergrenze. Der übersteigende Betrag wird über die Lohnabrechnung einbehalten.

 

 

Beispiel:

Die Angestellte, ihr Ehemann und der 18jährige Sohn bekommen je ein Handy von der Praxis/dem Betrieb gestellt, anstelle einer Gehaltserhöhung von netto 150 €. Die Vertragskosten von 3 Flatrate-Verträgen über je 50€ werden vom Arbeitgeber getragen. Darüber hinausgehende Kosten z.B. für Auslandstelefonate werden vereinbarungsgemäß bei der Lohnabrechnung gekürzt.

 

Abgabenvorteil: Ein zusätzliches Gehalt von netto 150 € monatlich hätte Steuern und Sozialversicherungsabgaben von über 200 € monatlich gekostet. Die Kostenübernahme der betrieblichen Handys bleibt steuer- und abgabenfrei. Für jedes Jahr der Nutzung ergibt sich eine Ersparnis von 2.400 €!

 

Von dieser Regelung zu unterscheiden ist der steuerfreie Auslagenersatz an den Arbeitnehmer für die ausschließlich beruflichen Telefonate: Erstattungsfähig sind die beruflich veranlassten laufenden Verbindungsentgelten (Telefon und Internet und die anteiligen Grundkosten (Nutzungsentgelt für die Telefonanlage sowie Grundpreis für die Anschlüsse). Der Nachweis kann regelmäßig oder einmalig für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten erfolgen. Alternativ können ohne weitere Prüfung 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich erstattet werden, wenn Telefonkosten bei der Tätigkeit regelmäßig anfallen. Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.

 

Noch einige kleine Steuerfallen, die Sie vermeiden sollten:

 

  • Es muss sich um ein „betriebliches Telekommunikations-Gerät“ handeln. Die Finanzverwaltung akzeptiert z.B. keine Anmietung des Geräts vom Arbeitnehmer und spätere Überlassung, da in solchen Fällen der Arbeitnehmer als „wirtschaftlicher Eigentümer“ anzusehen ist. Auch die Zusicherung einer späteren Schenkung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wäre steuerschädlich.
  • Die Lohnsteuerfreiheit wird auch gewährt, wenn die Telekommunikationskosten durch eine Gehaltsumwandlung finanziert werden. Beispiel: Vom Bruttogehalt von 1.500 € werden 150 € für die Mobiltelefone der ganzen Familie Ihrer Angestellten gekürzt. Lohnsteuerpflichtig sind dann 1.350 €, die Sozialversicherung wird allerdings weiterhin auf 1.500 € fällig, da der Arbeitnehmer in diesem Fall theoretisch die Wahl zwischen Sachbezug und Barzahlung hat.
  • Telefonkarten können zwar auch gesondert zur Verfügung gestellt werden, jedoch gehört der Wert der Telefonkarte nach Auffassung der Finanzverwaltung zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Er könnte allenfalls im Rahmen der monatlichen 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge zwar steuer- und beitragsfrei bleiben. Diese Freigrenze sollte zur Steuer- und Abgabenminimierung aber durch andere Sachbezüge bereits ausgeschöpft werden!

 

Nutzen Sie diesen Steuervorteil zum Ersatz für laufende Gehaltszahlungen bei neuen Mitarbeitern und der Gehaltserhöhung bei bestehenden Arbeitsverträgen. Sie erreichen damit ohne jede Anstrengung eine erhebliche Verbesserung der Ertragslage Ihrer Praxis/Ihres Betriebs.

 

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