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Fahrtkosten für Privat-PKW richtig ansetzen

13-01-2016 13:37

Diese beruflichen Fahrten können angesetzt werden


Im Prinzip führen alle Fahrten aus beruflichem Anlass zu Betriebsausgaben. Die beiden Kategorien Fahrten von der Wohnung zur Praxis einerseits und übrige berufliche Fahrten andererseits werden jedoch höchst unterschiedlich bewertet.

 

Für die Fahrten von der Wohnung zur Praxis gewährt das Finanzamt die sogenannte „Pendlerpauschale“ von derzeit immer noch € 0,30 je Entfernungskilometer, und zwar unabhängig von der Höhe der tatsächlichen Kosten.

 

Die übrigen Fahrten betreffen Fortbildungen oder Kongresse, Messeveranstaltungen, Dentallabor oder -depot, Bankbesuche, Patientenbesuche, Kollegentreffen. Auch die Besorgungsfahrten von Ausstattung, Material oder Büro- bzw. allgemeiner Bedarf für die Praxis gehören dazu und sollten nicht vergessen werden.

Alle übrigen beruflichen Fahrten können anhand einer Fahrtenaufstellung, oder, wenn sich keine Veränderungen ergeben, anhand einer vereinfachten Aufstellung für einen repräsentativen Zeitraum ermittelt werden. Sie werden dann mit € 0,30 je gefahrenen Kilometer oder den höheren tatsächlichen Kosten bewertet.

 

Feststellung der tatsächlichen Kosten

Ob man die Kosten in der Buchhaltung mit erfasst (z.B. auf einem Privatkonto), oder gesondert ermittelt, ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist, dass man sich die Mühe macht, diese zu ermitteln.

 

Beispiel: Ein PKW, Baujahr 2012, wurde in 2014 gebraucht für 16.000 € erworben. Die AFA-Dauer beträgt dann verkürzt 4 Jahre, das macht 4.000 € pro Jahr. Weiter Kosten: Darlehenszinsen  500 € KFZ-Steuern 500 €, Versicherung 1000 €, Betriebskosten 2.000 €, Reparaturen 2000 €. Die gesamten Kosten von 10.000 € werden auf die Fahrleistung von 15.000 km umgelegt, das macht 0,66 € und damit deutlich mehr als die 0,30 €, die ohne Nachweis gewährt werden. Bei angenommenen 4.000 Kilometer bringen die beruflichen Fahrten statt 1.200 € dann 2.680 € Betriebsausgaben, eine Steuerersparnis von über 1200 €. Bei teureren PKW kann dies Ersparnis gleich mehrere Tausend € bringen.

 

In Leasingfällen ersetzen die Leasingraten die Afa und Darlehenszinsen. Auch eine Leasingsonderzahlung ist in voller Höhe einzurechnen.

 

Unfallkosten gehören nicht zu den Gesamtkosten! Wenn sie auf einer auf einer beruflichen Fahrt (auch auf dem Weg von und zur Praxis)  entstanden sind, können sie in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unfallkosten, die auf einer privat veranlassten Fahrt entstanden sind, bleiben aber steuerlich völlig außen vor!

 

Wann und wie oft muss die Pendlerpauschale angesetzt werden

Leider sind die Kosten für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte beschränkt auf 0,15 € pro Kilometer (Pendlerpauschale).  Daher gibt es immer wieder Anstrengungen, von der Wohnung aus berufliche Fahren, bewertet zu vollen Kosten, anzutreten. Eine Ärztin ist gerade mit dem Versuch gescheitert, den gesamten Weg zur Praxis wegen dazwischen erledigter Hausbesuche zu vollen Kosten anzusetzen. Das FG München urteilte, dass das grundsätzliche Ziel der Fahrt über die Absetzbarkeit der Kosten entscheide. Das Erreichen der Praxis stehe im Vordergrund und bestimme den Charakter der Fahrt. Nur die Mehrwege zu Patienten oder sonstigen beruflichen Zielen dürfen zu tatsächlichen Kosten abgerechnet werden (FG München 06.06.2014; Az. 8 K 3322/13).

Bestehen aber mehrere regelmäßige Tätigkeitsorte (z.B. mehrere Praxen), so ist nach den steuerlichen Reisekostengrundsätzen nur der Weg zu einer Praxis mit der niedrigen Pendlerpauschale anzusetzen. Alle übrigen Wege gelten als berufliche Fahrten.

Die Entfernungspauschale wird leider ausnahmslos nur einmal pro Tag akzeptiert. Dabei ist unerheblich, ob man an dem jeweiligen Tag tatsächlich mehrfach zur Praxis fährt, z.B. wegen der Mittagspause. Auch zusätzliche Fahrten bei unvorhersehbarem Arbeitseinsatz oder einer Arbeitszeitunterbrechung von mindestens 4 Stunden werden nicht berücksichtigt (BFH v. 11.09.2003 Az. VI B 101/03).

Bei der Wegstrecke zur Praxis kann man inzwischen diskutieren. Auch eine "andere als die kürzeste Straßenverbindung" kann angesetzt werden, unter zwei Voraussetzungen: Sie muss offensichtlich verkehrsgünstiger als die kürzeste Straßenverbindung und tatsächlich regelmäßig benutzt worden sein (BFH-Urteil vom 16.11.2011, Az. VI-R-46/10). Die früher erforderliche Zeitersparnis von mindestens 20 Minuten ist kein Kriterium mehr (BFH vom 16.11.2011, Az. VI-R-19/11).

 

Auch Arbeitnehmer können nach tatsächlichen Kosten abrechnen

Erledigen die Angestellten Fahrten für die Praxis mit eigenem KFZ, so können diese Kosten natürlich erstattet werden. Eine Reisekostenabrechnung ist mit der Pauschale 0,30 € oder den höheren tatsächlichen Kosten je Kilometer möglich. Das gilt auch für Fahrten zu Fortbildungen.

 

Fazit: Will man keine Steuern verschenken, sollte man immer die Kosten der privaten PKW ermitteln und alle möglichen beruflichen Fahrten damit ansetzen.

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