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Das Finanzamt und die Praxis-Software

09-07-2015 17:27

Zahnarztpraxen werden inzwischen spürbar häufiger geprüft. Die bisherigen Regeln zum digitalen Datenzugriff der Betriebsprüfer wurden zum 01.01.2015 noch einmal verschärft durch die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die explizit auch für Kleinunternehmen und Freiberufler gelten. Im Focus stehen die zeitgerechte Erfassung von Belegen und Vorgängen, die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen, die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und die Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe.

 

Umfang der digitalen Zugriffsrechte

Die digitalen Zugriffsrechte bei Prüfungen in der Zahnarztpraxis sind begrenzt durch den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten. Der Bundesfinanzhof bestimmte hierzu (Urteil vom 24.06.2009, Az. VIII-R-80/06): Führt der Steuerpflichtige Aufzeichnungen, zu denen er gesetzlich nicht verpflichtet ist, so sind die Aufzeichnungen dann nicht "für die Besteuerung von Bedeutung", wenn sie der Besteuerung nicht zugrunde zu legen sind.

Freiberufler mit Einnahmen-Überschussrechnung sind zwar grundsätzlich nicht buchführungspflichtig, müssen allerdings ihre Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und ihre Belege in geordneter Form aufbewahren, und zwar derzeit immer noch für 10 Jahre. Führen Freiberufler jedoch Bücher in digitaler Form, so sind diese aufbewahrungs- und vorlagepflichtig, ebenso wie alle Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind.

Unterlagen und Daten, die z.B. private, nicht aufzeichnungspflichtige Vorgänge betreffen oder die "freiwilligen", also über die gesetzliche Pflicht hinaus reichenden Aufzeichnungen zuzuordnen sind, brauchen nicht aufbewahrt werden. Sie können vom Steuerpflichtigen jederzeit vernichtet oder gelöscht werden.

Konkret heißt das: Wenn eine elektronische Buchführung gemacht wird, so müssen maschinell lesbaren Datenträger mit Buchführungsdaten für die Prüfungsjahre an die Prüfer ausgehändigt werden. Alle Buchführungssysteme bieten die Möglichkeit, solche Dateien zu im sogenannten GdPdU-Format generieren.

 

Die Buchführung in der Prüfung

Aus den GoBD ergeben sich neue Anforderungen an das gesamte Beleg-, Buchführungs- und Ablageverfahren der Praxis. So muss eine Belegablage und Belegsicherung für eine spätere buchhalterische Erfassung innerhalb von 10 Tagen vorgenommen werden. Später veränderbare Excel-Dateien sollen gar nicht zulässig sein, was z.B. Auswirkung auf die Kassenführung haben kann. Die Buchhaltung selbst soll nach Erfassung nicht mehr veränderbar sein. Eine Verfahrensdokumentation von der Belegsicherung bis zur Buchführung und Aufbewahrung wird zukünftig ein wesentlicher Prüfungsgegenstand sein.

Mängel können im Ernstfall zur Verwerfung der Buchführung und zu Hinzuschätzungen führen. Ob das gegenwärtige Verfahren den neuen GoBD entspricht, muss die Praxis mit ihrem Steuerberater klären.

 

Rückgriff auf die Zahnarztsoftware als „Vorsystem“

Zur digitalen Prüfung gehört nach den neuen GoBD zwingend der Rückgriff auf „Vorsysteme“ (IT-Prozesse im Unternehmen, die für die Buchführung relevant sind). Zu den Vorsystemen gehört die Zahnarztsoftware. Die Außenprüfer werden diese zukünftig regelmäßig einsehen, und Prüfungen „vor Ort“ anhand der Software vorzunehmen.

Geprüft wird u.a. die Liste der Eigenlaborleistungen, um dort zu erkennen, ob der Zahnarzt umsatzsteuerpflichtig ist (Grenze 17.500 € p.a.) Dazu gehören natürlich auch nicht in der Laborliste verzeichnete Leistungen, z.B. Bleaching, Verkauf vom Prophylaxeartikeln, und eventuell weiteren umsatzsteuerpflichtige Leistungen.

Auch versuchen die Prüfer, anhand der auf der Rechnungsausgangsliste verzeichneten Rechnungsnummern nicht gebuchte Einnahmen zu erkennen. Man sollte darauf achten, dass die Rechnungsnummern fortlaufend vergeben werden. „Ausreisser“, Rechnungs-Stornos oder gar nicht vergebenen Nummern müssen dokumentiert werden.

Auch Nachlässe oder nicht eingegangene Rechnungsbeträge bedürfen einer Erklärung: Ein Formblatt mit Bezeichnung der Rechnungsnummer und -Betrag, Unterschrift des Patienten und des Sachverhalts ist hilfreich, falls nicht ein Inkasso-Vorgang existiert.

In Bezug auf die neuen GoBD sollte man schon mal mit dem Softwarehaus abklären, ob eventuell ein update erforderlich ist, eine Verfahrensdokumentation für die Prüfer verfügbar ist, und wo die Risiken bei einer Außenprüfung liegen könnten.

 

Ärztliche Schweigepflicht und Betriebsprüfung

Die Verletzung der ärztlichen Schweigepflicht ist ein Straftatbestand (§ 203 (1) StGB). Daher steht dem Arzt auch gegenüber der Finanzbehörden ein Auskunftsverweigerungsrecht zu (§ 102 Abs. 1 Nr. 3 c der Abgabenordnung), in Bezug auf alles, was ihm in seiner Eigenschaft als Arzt anvertraut worden oder bekannt geworden ist. Selbst der Name des Patienten ist nach Ansicht der Ärztekammern Teil der Schweigepflicht.

Die Finanzbehörden sind dagegen der Auffassung, dass die Einsichtnahme zulässig ist, soweit sie sich auf die Wiedergabe der finanziellen Beziehungen zwischen Arzt und Patient beschränken. Soweit hingegen aus den Unterlagen Diagnosen und Behandlungsmethoden des Arztes erkennbar sind, sei den Außenprüfern die Einsichtnahme verwehrt, es sei denn, die Unterlagen würden anonymisiert.

Weder bei Außenprüfungen, noch im Rahmen der Buchführung dürfen daher Rechnungen vorgelegt werden, die konkrete Erkenntnisse über den Gesundheitszustand einer Person, und der Behandlung zulassen. Die Aufforderung zur Vorlage von Rechnungsausgangslisten bzw. geschwärzten Rechnungen muss man sich wohl gefallen lassen.

Die Auswirkungen der neuen GoBD auf die Buchführung und Betriebsprüfung der Zahnarztpraxis sind derzeit noch nicht vollständig abschätzbar. Fest steht, dass zur Vermeidung von Problemen ein klärendes Gespräch mit Steuerberater und Softwarehaus erforderlich sein wird.

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