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Das Fahrtenbuch – eine mögliche Option für Fahrzeuge im Praxisvermögen?

09-08-2013 14:36

Für alle Fahrzeuge, die zum Praxisvermögen gehören, muss entschieden werden, ob der Eigenverbrauch nach der 1 %-Methode (1 % des ursprünglichen Listenpreises pro Monat) oder nach tatsächlichen Nutzungsanteilen berechnet wird. Dies ist gerade bei älteren KFZ günstiger.

Beispiel: Listenpreis eines Audi A3 Baujahr 2000 40.000 €, Anschaffungskosten 15.000 €

Kosten p.a. 5000 €, privater Nutzungsanteil 30 %

Eigenverbrauch 1 % Methode p.a.                                        4.800 €

Eigenverbrauch nach Fahrtenbuch 30 % von 5.000 € =          1.500 € (deutlich günstiger!)

 

Leider ist auch gerade ein Versuch des Bundes der Steuerzahler gescheitert, wenigsten anstelle des ursprünglichen Listenpreises die tatsächlichen Anschaffungskosten anzusetzen. Der BFH urteilte am 13.12.2012 (VI R 51/11), dass die pauschalierte 1 %- Methode zulässig sei, da sie nicht den Wert des KFZ, sondern die finanziellen Vorteile seines Nutzers abbilden solle.

Ein Fahrtenbuch wird als Abrechnungsgrundlage aber nur anerkannt, wenn es ordnungsgemäß geführt wird. Die Rechtsprechung und Finanzverwaltung hat zahlreiche Regeln geschaffen, wann dies nicht mehr der Fall ist.

  • Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, in geschlossener Form und fortlaufend geführt werden.
  • Nicht anerkannt sind u.a.: Nachträgliche Ergänzungen, nachträglich gefertigte Fahrtenbücher, die auf vorher erstellten Excel-Listen beruhen; Lose-Blatt-Sammlungen, die nachträgliche Veränderungen möglich machen.
  • Ein Fahrtenbuch ist für das gesamte Kalenderjahr zu führen (BFH VI R 35/12). Ein Wechsel zur 1 % -Methode ist innerjährlich nicht möglich.
  • Jede Fahrt muss mit dem km-Stand zu Beginn und zum Ende eingetragen werden.
  • Fahrtbeginn und Fahrziel ist mit Namen, Adresse und Grund des Besuches anzugeben (Anmerkung: vollständiger Name unbedingt erforderlich, so BFH vom 01.03.12, VI R 33/10). Ausnahme Privatfahrten und Fahrten Wohnung-Praxis: hier reicht ein Kürzel oder die Bezeichnung „Privat“.
  • Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, wenn es nicht veränderbar ist.

 

Das Problem mit der ärztlichen Schweigepflicht

Vielfach wird argumentiert, dass die Angabe der Patientennamen gegen die ärztliche Schweigepflicht verstoße. Leider kann sich die Finanzverwaltung dieser Rechtslage nicht anschließen und erkennt ein Fahrtenbuch ohne identifizierbare Ziele nicht an. Schließlich sind auch die Amtsträger zur Verschwiegenheit verpflichtet. Zulässig ist aber eine Zusatz-Liste, aus der sich die Namen zu den verzeichneten Adressen ergeben (FG Niedersachsen 12.04.11, Az. 12 K 122/10).

 

Das Problem der kleinen Mängel

Wer einmal Fahrtenbuch geführt hat, weiss wovon die Rede ist. Muss man wirklich jede noch so kleine 2 km Fahrt zum Tanken, zum Einkaufen oder zur Werkstatt angeben, auch wenn sie auf dem Weg nach Hause liegt? Grundsätzlich ja. Allerdings war die Rechtsprechung gnädig: kleinere Mängel (falscher km-Stand, fehlende Fahrt) beeinträchtigen nicht die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs insgesamt (so BFH v. 10.04.08, VI R 38/06). Mehr als 2 Mängel pro Jahr sollten es nicht sein (BFH 10.04.08 VI R 38/06)!

 

Muss für jedes KFZ des Betriebsvermögens ein Fahrtenbuch geführt werden?

Nur KFZ, die aufgrund ihrer Bauart zur privaten Nutzung ungeeignet sind, sind ausgenommen, will man nicht die 1 %-Methode nutzen. Das trifft leider nur auf LKW, Sprinter u.ä.  zu, ein VW Caddy ist schon kritisch, weil man Sitze einbauen könnte.

 

Was passiert, wenn mehrere KFZ beruflich von einer Person genutzt werden?

In der Vorstufe ist erst mal für jedes KFZ der Nachweis zu führen, ob es überhaupt zum Betriebsvermögen gehört. Das ist zwingend für eine berufliche Nutzung von mehr als 50 % der KM, verboten für eine Nutzung von weniger als 10 % der KM. Der Nachweis erfolgt mittels einer Fahrtenaufzeichnung über einen Zeitraum von mind. 3 Monaten.

 

Steuertip: Werden mehrere KFZ jeweils unter 50 % für die Praxis genutzt, so sollten Sie keines dem Betriebsvermögen zuordnen! Die beruflich gefahrenen KM können Sie auch so ansetzen.

 

Beispiel: Für die Fahrten zur Praxis von 4000 km wird der VW Sharan genutzt, mit dem die Familie auch die Urlaubsfahrten im Umfang von 6000 km p.a. erledigt. Darüber hinaus wird ein Porsche für die Fortbildungs- und Kongressreisen im Umfang von 20 % gefahren, der aber überwiegend am Wochenende privat genutzt wird. Besorgungsfahrten werden mit dem Auto der Ehefrau getätigt; Kostenerstattung auf Nachweis.

Ergebnis: 40 % der Kosten des VW Sharan und 20 % der Kosten des Porsche sind Betriebsausgaben.

 

 

Was passiert, wenn das KFZ gar nicht dem Praxisinhaber gehört?

Besteht die langfristige Verfügungsgewalt durch Leasing- oder Mietvertrag, so gilt auch die Alternative „1 %-Regel“ oder Fahrtenbuch. Wird gelegentlich das KFZ des Partners genutzt, so können die Kosten der beruflichen Fahrten auf Nachweis abgerechnet werden, entweder mit tatsächlichen Kosten oder mit 0,30 € pro gefahrenen KM.

 

Fazit:

Die Führung eines Fahrtenbuches stellt für das normale Arbeitsleben eines (Zahn-)arztes eine große zeitliche Belastung dar. Zudem ist die Gefahr hoch, dass dieses Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß beurteilt wird, und dann die 1%-Methode zum Ansatz kommt! Nur in Ausnahmefällen sollte man dieses Risiko eingehen. Es gibt genügend andere Gestaltungen, um eine ungünstige 1 % Methode zu vermeiden.

 

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